אישור העתק מסמך נוטריוני: הליך, ניהול תקין וכללי הגבייה
אחת הפעולות הנפוצות במשרדי נוטריונים היא אישור נכונות העתק של מסמך (מוכר כאישור "נאמן למקור").
למרות שמדובר בפעולה טכנית לכאורה, המחוקק קבע כללים קשיחים, המגדירים מהו "מקור", כיצד מתבצעת ההשוואה, ואילו חובות חלות על הנוטריון בעת רישום הפעולה ושמירתה.
התרשלות בביצוע אישור העתק – כגון אישור צילום ללא מראה עיניים של המקור – מהווה עבירה אתית חמורה ופוסלת את קבילות ההעתק. במאמר זה נפרט את ההליך והתנאים הנדרשים לביצוע פעולה זו.
חובת הצגת מסמך המקור – סעיף 12 לחוק הנוטריונים
סעיף 12 לחוק הנוטריונים קובע את תנאי הסף החד-משמעי לביצוע הפעולה:
"לא יאשר נוטריון שמסמך פלוני הוא העתק נכון מהמקור, אלא אם המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים".
התנהלות נוטריון אסורה ופסולה בפסיקה
אישור העתק כאשר מסמך המקור אינו מצוי בידיו של הנוטריון בעת החתימה מהווה התנהלות אסורה ופסולה.
בפס"ד לזר יצחק נ' אברהם כהן נחשף, כי נוטריון נתן אישור "נאמן למקור" על בסיס העתק צבעוני שנשלח אליו, ללא שהמקור עמד לנגד עיניו.
בית המשפט קבע כי מדובר בהתנהלות חמורה הפוגמת באמינות פרי עמלו של הנוטריון ומבטלת את כוחו הראייתי של המסמך.
הרחבת הגדרת "מקור" בתיקון תשע"ט (טופס 6 החדש)
בעבר, טופס 5 הישן אפשר לציין חלופות של העתק מתוך מקור, העתק מתוך העתק מאושר, או העתק מתוך מסמך שאינו המקור.
במסגרת תיקון תשע"ט, שונה הטופס והפך לטופס 6 (אישור העתק) בעברית, אנגלית או ערבית.
טופס 6 הרחיב והגדיר ארבע חלופות קשיחות שעל הנוטריון לסמן באישורו:
- האחת- הוצג בפניו מסמך המקור.
- השנייה- הוצג בפניו העתק מאושר של מסמך המקור.
- השלישית- הוצג בפניו העתק של מסמך המקור.
- הרביעית- הוצג בפניו מידע ממוחשב שהתקבל ממאגר מידע רשמי (לדוגמה פלט של רשם החברות או רשות המסים).
איסור אישור העתק בשפה זרה לא ידועה
חל איסור מוחלט על נוטריון לתת אישור העתק למסמך בשפה אשר איננה מובנת לו.
הנוטריון חייב להבין את תוכן המסמך ומבנהו כדי לוודא שאין שינויים, השמטות או זיופים בין המקור להעתק.
כמו כן, אין בסמכות הנוטריון לאשר תעתיק (תמליל) של הודעות טקסט (SMS) או הודעות דיגיטליות במסגרת אישור העתק.
ניהול תקין וכללי הגניזה והשמירה של אישורי העתק נוטריוני
חובת שמירת עותקים למשך שבע שנים
בהתאם לתקנה 22(א) לתקנות הנוטריונים, נוטריון מחויב לשמור לתקופה של 7 שנים לפחות עותק מכל אישור העתק שהוציא תחת ידיו, אליו מצורף העתק המסמך המאושר.
במידה והמסמך המקורי נחתם בפני הנוטריון, גם העותק הנשמר בארכיון חייב להיחתם על ידי אותו אדם.
סימון נספחים ומספור לפי תקנות 11 ו-21
סימון נספחים לפי תקנה 11: כאשר האישור הנוטריוני כולל מספר עמודים או נספחים, על הנוטריון לסמן אותם באותיות או במספרים, לחתום בראשי תיבות על כל עמוד ועמוד, ולהטביעם בחותמו הרשמי.
מספור סידורי כרונולוגי לפי תקנה 21: כל אישור נוטריוני חייב לשאת מספר סידורי שוטף ורציף.
ניהול מערכות מספור כפולות או אי-התאמה בין מספרי האישורים לבין תאריכי עשייתם מהווה הפרה של תקנה 21, ומעיד על ליקויים מנהליים חמורים.
העתק מאושר המיועד לשימוש מחוץ לישראל יחייב לרוב גם חותמת אפוסטיל.
כללי הגבייה ואגרות האישור
תעריף שכר השירותים הנוטריוניים נקבע על ידי משרד המשפטים והוא אחיד ומחייב את כל הנוטריונים בישראל.
על הנוטריון לציין בגוף האישור הנוטריוני ובפנקס החשבונות את שכר הטרחה המדויק שנגבה בפועל, לפי התעריף השנתי המעודכן.
גביית שכר גבוה יותר, או מתן הנחה ללא הצדקה, מהווים עבירת משמעת חמורה.
רישום סכום שונה מהנגבה בפועל בגוף האישור הנוטריוני נחשב כרישום כוזב.
שאלות ותשובות נפוצות (FAQ)
מהו תנאי הסף לביצוע אישור העתק נוטריוני לפי סעיף 12 לחוק הנוטריונים?
תשובה: סעיף 12 קובע כי לא יאשר נוטריון שמסמך הוא העתק נכון מהמקור, אלא אם כן המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים במראה עיניים בלבד.
מה קבע בית המשפט בפס"ד לזר יצחק נ' אברהם כהן לגבי אישור העתק ללא מקור?
תשובה: בפס"ד לזר יצחק נחשף כי נוטריון נתן אישור "נאמן למקור" על בסיס העתק צבעוני שנשלח אליו ללא הצגת המקור. בית המשפט קבע כי זוהי התנהלות אסורה וחמורה הפוגמת באמינות פרי עמלו של הנוטריון ומבטלת את כוחו הראייתי של המסמך.
מהן ארבע החלופות שהוגדרו בטופס 6 החדש (תיקון תשע"ט)?
תשובה: טופס 6 מחייב את הנוטריון לסמן אחת מ-4 חלופות: 1. הוצג בפניו מסמך המקור; 2. הוצג בפניו העתק מאושר של מסמך המקור; 3. הוצג בפניו העתק של מסמך המקור; 4. הוצג בפניו מידע ממוחשב שהתקבל ממאגר מידע רשמי (כגון רשם החברות או רשות המסים).
האם מותר לנוטריון לאשר העתק של מסמך בשפה זרה שאינה ידועה לו?
תשובה: חל איסור מוחלט על נוטריון לתת אישור העתק למסמך בשפה שאינה מובנת לו. הנוטריון חייב להבין את תוכן המסמך ומבנהו כדי לוודא שאין שינויים, השמטות או זיופים בין המקור להעתק.
מהן חובות השמירה וסימון הנספחים לפי תקנות 11 ו-22?
תשובה: תקנה 22(א) מחייבת שמירת עותק מכל אישור העתק בארכיון למשך 7 שנים לפחות. תקנה 11 מחייבת לסמן נספחים באותיות/מספרים, לחתום בראשי תיבות על כל עמוד, להטביע חותם רשמי ולחבר בסרט אדום.
מהם כללי הגבייה החלים על אישור העתק נוטריוני?
תשובה: תעריף שכר השירותים קבוע ע"י משרד המשפטים והוא אחיד ומחייב. על הנוטריון לציין בגוף האישור ובפנקס החשבונות את השכר המדויק שנגבה. גביית שכר גבוה יותר או מתן הנחה ללא הצדקה מהווים עבירת משמעת, ורישום סכום שונה מהנגבה בפועל נחשב רישום כוזב.
ארבעת מסלולי אישור העתק בטופס 6 החדש והתנאים הנדרשים
צרו קשר עם משרדנו באשדוד לקבלת שירות אישור העתק נוטריוני מהיר ומקצועי
משרדנו מציע שירותי נוטריון מקצועיים באשדוד, מהירים ובזמינות גבוהה, המותאמים אישית לצרכים שלכם. בזכות מעל 10 שנות ניסיון משפטי מעשי, הבנה מעמיקה של הוראות החוק וכללי האתיקה הקפדניים ביותר, אנו מעניקים לכם הגנה משפטית מוחלטת, שקט נפשי וביטחון מלא.
אל תתפשרו על פחות ממושלם עבור הזכויות שלכם. פנו עוד היום לעורך הדין והנוטריון אוראל שטרית באשדוד לתיאום פגישה מהירה וקבלת מענה מקצועי, אמין ויסודי לכל שאלה משפטית!
