ניהול משרד נוטריון – ארכיון, כרטסת ובקרת משרד המשפטים

ניהול ושמירת מסמכים נוטריוניים: ארכיון, ספרים, כרטסת ובקרת המשרד

האישור הנוטריוני הוא מסמך בעל השלכות משפטיות משמעותיות המתפרשות על פני טווח זמן ארוך.

לכן, מטיל החוק על הנוטריון חובות מחמירות וקפדניות הנוגעות לניהול ספריו, רישום פעולותיו, ושמירה מאובטחת על המסמכים במשרדו.

משרד המשפטים מקיים הליכי ביקורת כדי לוודא כי נוטריונים עומדים בדרישות אלו.

התרשלות בניהול הארכיון או אי-שמירת מסמכים עלולות להוביל לענישה מחמירה ואף לשלילת רישיון הנוטריון.

במאמר זה נפרט את חובות ניהול הארכיון והספרים במשרד הנוטריון.

ארכיון מרכזי וגניזה לפי סעיפים 30 ו-32 לחוק

ארכיון מרכזי (סעיף 30)

סעיף 30 לחוק הנוטריונים מעניק לשר המשפטים סמכות להקים ארכיון למסמכים נוטריוניים ולחייב את הנוטריונים בישראל לשלוח אליו העתקים של מסמכים שנקבעו בתקנות באישור ועדת החוקה של הכנסת.

עם הקמת הארכיון המרכזי, נמסרו לו למשמרת כל המסמכים והספרים ההיסטוריים של הנוטריונים הציבוריים שפעלו על יד בתי המשפט לפני שנת 1976.

תקנות בקשר לטיפול ועיון (סעיף 32)

סעיף 32 מסמיך את שר המשפטים לקבוע את סוגי הזכאים לעיין במסמכים המצויים בארכיון, לקבל העתקים מהם, וכן את הצורה לגניזת מסמכים וספרים שהיו בידי נוטריון שחדל לכהן.

ניהול ספרים ורישום פעולות לפי סעיף 31 וחובת הכרטסת

ניהול ספרים ורישום כרונולוגי

בהתאם לסעיף 31 לחוק הנוטריונים, כל נוטריון מחויב לנהל ספרים, בהם יירשמו הפעולות הנוטריוניות שבוצעו על ידו בדרך ובמספור שנקבעו בתקנות.

חובת ניהול כרטסת או ספר נוטריון לפי תקנה 24

תקנה 24 לתקנות הנוטריונים מטילה חובה מפורשת לנהל מעקב מסודר אחר כל הלקוחות ומבקשי השירות:

• ניהול כרטסת אלפביתית: הנוטריון מחויב לנהל כרטסת אלפביתית, בה יהיה כרטיס נפרד לכל אדם שעשה או שבשמו נעשתה פעולה. בכרטיס יירשמו: מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
• חלופת ספר הנוטריון: במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל "ספר נוטריון" דיגיטלי או פיזי, בו תהיה שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית המכילה את כל הפרטים הללו בצורה כרונולוגית.

השלכות רשלנות באי-שמירת מסמכים בפסיקה

בפרשת חני טהור נ' עו"ד משה מטרי נקבע, כי הנוטריון התרשל באופן חמור, בכך שלא שמר בארכיון עותקים של האישורים הנוטריוניים שביצע, לא שמר צילום של תעודת הזהות של החותם, ולא ניהל כרטסת או ספר נוטריון כנדרש בתקנות.

רשלנות מנהלית זו פגעה ביכולתו של הנוטריון להוכיח כי זיהה כדין את החותם, ובסופו של דבר אף גררה חיובו בפיצויים.

שמירת חותם ומסמכים במשרד הנוטריון (תקנה 26)

תקנה 26 לתקנות הנוטריונים קובעת חובת אבטחה מחמירה:

• חובת שמירה במשרד בלבד: הנוטריון מחויב לשמור את חותמו, עותקי האישורים, נספחים, פנקסים וכרטסות באופן מאובטח בתוך משרדו.
• איסור הוצאת חומרים מהמשרד: נאסר להוציא חומרים מחוץ למשרד, למעט לצורך ביצוע צילום זמני של עותקים (כמפורט בתקנה 22), או אם הנוטריון נתבקש לעשות כף על פי צו של בית משפט או רשות מוסמכת. על הנוטריון לוודא כי כל חומר שהוצא יוחזר למשרדו מיד כשלא יהיה דרוש עוד לבית המשפט.

ביקורת רשמית של משרד המשפטים (סעיף 33 לחוק)

סעיף 33 לחוק הנוטריונים קובע מנגנון פיקוח הדוק:

"נוטריון יעמיד את המסמכים שעליו לשמור ואת הספרים שעליו לנהל, לפי חוק זה, לביקורת מי ששר המשפטים מינהו לכך".

משרד המשפטים ממנה מפקח ארצי מיוחד, המקיים ביקורי פתע שוטפים במשרדי הנוטריונים. המפקח בוחן את ספר הנוטריון, תקינות המספור, תיוק צילומי תעודות הזהות, שמירת התעודות הרפואיות ואת אופן אבטחת הארכיון.

גילוי ליקויים חמורים בביקורת זו גורר פתיחת הליכים משמעתיים, שסופם התלייה או ביטול רישיון הנוטריון.

צרו קשר עם משרדנו באשדוד לקבלת שירות מהיר ומקצועי

משרדנו באשדוד מציע שירותי נוטריון מהירים, מקצועיים ובזמינות גבוהה במיוחד, המותאמים אישית לצרכים שלכם. בזכות מעל 10 שנות ניסיון משפטי מעשי, הבנה מעמיקה של הוראות החוק וכללי האתיקה הקפדניים ביותר, אנו מעניקים לכם הגנה משפטית מוחלטת, שקט נפשי וביטחון מלא.

אל תתפשרו על פחות ממושלם עבור הזכויות שלכם. פנו עוד היום לעורך הדין והנוטריון אוראל שטרית באשדוד לתיאום פגישה מהירה וקבלת מענה מקצועי, אמין ויסודי לכל שאלה משפטית!